1. Tentukan informasi yang diperlukan
Mulai dari kebutuhan perjalanan: identitas keberangkatan, tanggal, titik pertemuan, nama peserta, jumlah peserta, dan petugas yang bertanggung jawab. Tambahkan kebutuhan khusus atau kontak hanya bila relevan dengan pelaksanaan dan sesuai kebijakan privasi operator.
Kebutuhan tiap perjalanan berbeda. Perjalanan dengan kapal atau kendaraan tambahan mungkin membutuhkan informasi penugasan yang berbeda dari tur jalan kaki. Data identitas sensitif tidak perlu dimasukkan ke setiap salinan manifest, terutama salinan yang diberikan kepada pihak luar.
2. Periksa sumber data booking
Cocokkan peserta dengan booking dan keberangkatan yang benar. Pastikan perubahan jumlah orang, pembatalan, dan pemindahan jadwal telah ditangani pada sumbernya. Bila informasi belum lengkap, tandai dan tetapkan penanggung jawab untuk menindaklanjutinya; jangan menebak atau mengisi data hanya agar daftar terlihat lengkap.
Contohnya, booking untuk tiga orang dapat berisi dua nama yang sudah lengkap dan satu nama yang masih menunggu. Jumlah kursi dan kelengkapan identitas adalah dua hal berbeda; keduanya perlu diperiksa sebelum versi operasional dibagikan.
3. Cocokkan penugasan dan titik jemput
Periksa jadwal, guide, kapal atau kendaraan, serta informasi transfer dan titik jemput yang berlaku. Konfirmasi perubahan kepada orang yang bertanggung jawab sebelum keberangkatan. Bila ada pihak yang hanya perlu mengetahui kelompoknya sendiri, berikan informasi secukupnya sesuai peran dan kebutuhan kerja.
Jangan mencantumkan rincian keuangan, dokumen identitas, atau catatan internal pelanggan pada salinan lapangan kecuali memang diperlukan dan diizinkan. Pastikan penerima mengetahui siapa yang dapat dihubungi bila menemukan perbedaan.
4. Tetapkan versi yang digunakan
Tentukan kapan daftar diperiksa, siapa yang menyetujuinya, dan bagaimana perubahan setelah pemeriksaan disampaikan. Saat mencetak atau mengunduh, beri konteks waktu atau versi agar petugas dapat membedakan salinan terbaru dari salinan sebelumnya. Jika ada perubahan mendadak, komunikasikan perubahan kepada penerima yang terdampak dan tarik salinan lama sejauh memungkinkan.
Salinan yang sudah diunduh, dicetak, atau dibagikan tidak dapat ditarik kembali secara otomatis. Karena itu, batasi distribusi dan minta penerima menghapus salinan yang tidak lagi diperlukan sesuai kebijakan organisasi.
5. Gunakan daftar untuk check-in dan evaluasi
Saat keberangkatan, petugas mencocokkan kehadiran dengan daftar yang berlaku dan mencatat pengecualian melalui proses yang disepakati. Setelah perjalanan, kembalikan catatan yang diperlukan ke tim operasional dan simpan atau hapus salinan sesuai kebijakan retensi.
Evaluasi kesalahan yang berulang, seperti titik jemput yang tidak diperbarui atau nama peserta yang terlambat diterima. Perbaikan pada proses booking akan mengurangi pekerjaan koreksi menjelang keberangkatan.
Bagaimana Komoozo membantu?
Komoozo menyediakan manifest yang terhubung dengan keberangkatan dan data peserta, serta fungsi check-in dan penugasan operasional sesuai izin. Guide yang memiliki akses dapat melihat trip yang ditugaskan dan manifest operasional sesuai ketentuan akses. Ketersediaan fitur mengikuti paket dan hak akses; operator tetap menentukan prosedur pemeriksaan, pembagian, dan retensi dokumen.