1. Catat permintaan pada satu tempat
Saat calon tamu menghubungi Anda melalui WhatsApp, telepon, atau kanal lain, catat nama kontak, paket yang diminati, tanggal perjalanan, jumlah peserta, dan kebutuhan yang relevan. Bedakan informasi yang sudah dikonfirmasi dari yang masih perlu ditanyakan. Jangan menyimpan nomor identitas atau dokumen pribadi jika belum diperlukan untuk menjalankan perjalanan.
Tetapkan seorang penanggung jawab untuk menindaklanjuti setiap permintaan. Catatan bersama membantu anggota tim lain mengetahui konteks ketika penanggung jawab sedang tidak tersedia.
2. Periksa jadwal dan kuota sebelum menawarkan kepastian
Pastikan paket, tanggal keberangkatan, jumlah kursi, dan harga sesuai dengan penawaran yang berlaku. Bedakan permintaan yang masih berupa pertanyaan dari reservasi yang sudah menahan kursi. Jika jumlah peserta atau tanggal berubah, periksa kembali ketersediaan sebelum menyampaikan konfirmasi baru kepada tamu.
Contohnya, permintaan untuk empat orang pada keberangkatan hari Sabtu belum tentu berarti empat kursi sudah ditahan. Tim perlu mengetahui kapan reservasi dibuat, berapa lama kursi dipertahankan, dan siapa yang boleh membatalkan penahanan tersebut. Aturan ini ditetapkan oleh operator sesuai layanan dan kebijakan bisnisnya.
3. Pisahkan status booking dan pembayaran
Status booking menjelaskan posisi pesanan dalam alur operasional, sementara status pembayaran menjelaskan kewajiban yang sudah atau belum dibayar. Keduanya saling berhubungan tetapi tidak selalu sama: booking dapat menunggu pembayaran sebagian, dan pembayaran yang dicatat masih perlu diverifikasi.
Gunakan invoice atau tagihan yang merinci nilai dan tenggat sesuai kesepakatan. Catat bukti pembayaran pada transaksi yang benar, kemudian minta petugas yang berwenang melakukan verifikasi. Jika ada kelebihan bayar atau pembatalan, ikuti kebijakan refund dan catat penyelesaiannya secara terpisah.
4. Lengkapi peserta dan siapkan keberangkatan
Sebelum batas waktu operasional, periksa jumlah dan nama peserta, titik pertemuan, serta informasi lain yang memang dibutuhkan tim lapangan. Cocokkan perubahan dengan booking sumber dan sampaikan informasi yang relevan kepada petugas yang ditugaskan. Hindari membagikan daftar lengkap yang mengandung data sensitif ke grup yang tidak memerlukannya.
Manifest dapat disiapkan dari data peserta yang telah diperiksa. Tandai informasi yang masih menunggu konfirmasi dan tentukan siapa yang bertanggung jawab mengonfirmasi versi yang akan digunakan di lapangan.
5. Tutup perjalanan dan tinjau proses
Setelah perjalanan selesai, cocokkan catatan yang masih terbuka: perubahan peserta, pembayaran yang belum diverifikasi, pembatalan, dan komisi agen jika ada. Jangan menganggap komisi atau pembayaran sudah diselesaikan hanya karena status perjalanan berubah; periksa transaksi serta persetujuan yang berlaku.
Catat penyebab koreksi yang berulang. Jika nama peserta sering tidak lengkap, misalnya, perbaiki daftar pertanyaan pada saat reservasi. Proses yang jelas tetap penting meskipun tim sudah memakai aplikasi.
Bagaimana Komoozo membantu?
Komoozo menyediakan pencatatan booking, jadwal dan kapasitas, invoice dan pembayaran, serta manifest dalam workspace yang sama. Agen dapat diberi akses sesuai peran dan binding yang berlaku. Ketersediaan fitur mengikuti paket dan izin pengguna; keputusan komersial, verifikasi transfer, dan kebijakan pembatalan tetap berada pada operator.