Buat profil agen yang terpisah
Catat agen sebagai entitas yang jelas, bukan hanya nama pada kolom bebas. Tentukan status aktif, kontak kerja, penanggung jawab internal, dan aturan kerja yang telah disepakati. Hindari menyimpan informasi pribadi yang tidak diperlukan untuk hubungan operasional.
Berikan akses secukupnya
Agen sebaiknya hanya dapat melihat fungsi dan data yang diperlukan. Pisahkan akses agen dari akses administrator, keuangan, atau petugas operasional. Saat hubungan kerja berakhir, nonaktifkan akses tanpa menghapus riwayat booking dan komisi yang masih diperlukan untuk audit. Lakukan pemeriksaan akses secara berkala.
Hubungkan booking dengan agen
Tetapkan agen pada booking sejak awal agar asal transaksi dapat ditelusuri. Perubahan agen setelah transaksi berjalan perlu mempunyai alasan dan jejak perubahan. Jangan mengandalkan percakapan sebagai satu-satunya bukti siapa yang menangani penjualan.
Pisahkan aturan komisi
Dokumentasikan kapan komisi dianggap terbentuk, dasar perhitungannya, dan kondisi pembatalannya. Tampilkan rincian yang cukup agar agen dan tim internal dapat memeriksa hasil tanpa membuka data pelanggan lain. Sistem dapat membantu perhitungan dan pencatatan, tetapi persetujuan aturan komersial tetap menjadi tanggung jawab operator.